Sistemas de Información Gerencial

Definición, Finalidad, Elementos, Ventajas


La Gerencia constituye el proceso de planeación, organización, actuación y control de las operaciones de una determinada organización, permitiendo la coordinación de los diferentes recursos esenciales para alcanzar sus objetivos de una manera efectiva y eficiente. Dentro de su contexto, es importante resaltar que el manejo de la información es una herramienta que manejada sistemáticamente ayuda a facilitar la interactuación entre sus diferentes subsistemas.

Para esto, cada agrupación de datos de manera estructurada se transforma en información cuando los actores que lo reciben perciben una necesidad de obtenerlos. En este sentido, la Gerencia de los Sistemas de Información se ocupa de la utilización, selección, almacenamiento, procesamiento y recuperación de información para la toma de decisiones. La Gerencia se materializa en la toma de decisiones, pero sólo se puede decidir sobre lo que se conoce y para ello hace falta determinada cantidad y calidad de información. En general, la información es un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.

Los Sistema de Información en una organización se caracterizan por ser aceptados, cuando logran la satisfacción de los usuarios; documentados, debido a que cuentan con metas y objetivos para los usuarios; probados, ya que minimizan fallas y desaprobaciones; coherentes, por contar con una mínima interacción de sus componentes; compatibles, por cuanto cada parte se adapta al conjunto; económico, porque es ajustado a los recursos existentes; eficiente, permite la óptima utilización de los recursos; y efectivo, debido a que permite que se alcancen las metas establecidas.

Cabe destacar, dos tipos principales de Sistemas de Información, a saber: Sistemas Transaccionales, los cuales generan información para actividades rutinarias con grandes y similares volúmenes de transacciones, y con procedimientos bien comprendidos y estandarizados (nivel operativo); y Sistemas Analíticos, que producen información para la toma de decisiones y la resolución de problemas (nivel intermedio y alta gerencia).
Entre las ventajas de contar con Sistemas de Información figuran: la rapidez para procesar la información, la exactitud de los cálculos, la facilidad para manejar grandes volúmenes de información, la capacidad de almacenamiento de la información, la calidad de presentación de los resultados, la reducción de costos a largo plazo, la disponibilidad de información rápida para tomar decisiones (mediante Sistemas de Información Gerencial), y el hecho de permitir compartir información entre usuarios.

Un sistema de información ejecuta tres actividades generales:

- Recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elemento de entrada,
- Actúa sobre los datos para producir información, ya que es un sistema generador de información, mientras que los procedimientos determinan cómo se elabora dicha información.
- El sistema produce la información para el futuro usuario, que tal vez sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

En adición a esto, los Sistemas de Información Gerencial proporcionan información para el apoyo en la toma de decisiones donde los requisitos de información pueden identificarse de antemano. Las decisiones respaldadas por este sistema frecuentemente se repiten.

Por definición, se entiende como Sistema de Información Gerencial al método de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.

De esta definición se deduce que la finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los gerentes la información adecuada en el momento oportuno. Por lo tanto, el valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.

- Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
- Oportunidad: Por cuanto se debe lograr un control eficaz las medidas correctivas; en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con antelación.
Por esto, la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar.
- Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
- Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan, como por ejemplo:

Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas) muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias imponerlas de inmediato.
Gerencia media: (Jefes de división). Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.
Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos actuales, así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia, etc.

Por otra parte, lo que hoy conocemos como Sistema de Información Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo. En una primera instancia los canales de comunicación eran informales en estructura y utilización, sin embargo, con la aparición y el uso en masas de la informática, se transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema de Información Basado en la Computadora que se popularizó como Sistema de Información Gerencial.
Con los avances tanto en el hardware como en el software de las computadoras ha dado lugar a otro sistema de información, el denominado Sistema de Soporte a las Decisiones. El mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas. Este sistema se distingue del Sistema de Información Gerencial por requerir la interacción directa de usuarios y datos. Este nuevo sistema permite también servir a varios usuarios en forma simultánea transformándolo en un Sistema de Soporte a las Decisiones en Grupo.

Las decisiones que toma un directorio a nivel gerencial pueden subdividirse en:


Actualmente, ya en el siglo XXI, en un corto período de tiempo, el mundo desarrollado se ha propuesto lograr la globalización del acceso a los enormes volúmenes de información existentes en medios cada vez más complejos, con capacidades ascendentes de almacenamiento y en soportes cada vez más reducidos. La proliferación de redes de transmisión de datos e información, de bases de datos con acceso en línea, ubicadas en cualquier lugar, localizables mediante Internet, permiten el hallazgo de otras redes y centros de información de diferentes tipos en cualquier momento desde cualquier lugar.

Se considera que la generación y/o obtención de información persigue estos objetivos:
- Aumentar el conocimiento del usuario.
- Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección.
- Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control.

La toma de decisiones, precedida de una planificación adecuada y con objetivos bien definidos y realistas, es la herramienta que mayor aporte ofrece para hacer frente al cambio, pues, a través de ella, se puede tomar la delantera a la competencia, al estar de antemano preparados para el cambio, pudiéndose aprovechar las oportunidades que se vislumbran o que aparezcan, en lugar de tener que reaccionar ante ellas.