Para comprender el concepto de sistemas de información es primordial definir lo que es un sistema y lo que es información, para luego adentrarnos en los Sistemas de Información.
Del latín systema, es un conjunto de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí, al punto que un cambio en un elemento afecta al conjunto de ellos. Así, podemos distinguir dos tipos de sistemas, los conceptuales y los reales. Un sistema conceptual es un conjunto organizado de definiciones, símbolos y otros instrumentos del pensamiento (por ejemplo las matemáticas); mientras que, un sistema real, es una entidad material formada por componentes organizados que interactúan de forma en que las propiedades del conjunto no pueden deducirse por completo de las propiedades de la partes.
Los sistemas reales comprenden intercambios de energía, información o materia con su entorno. Las células y la biosfera son ejemplos de sistemas naturales. Existen tres tipos de sistemas reales: abiertos (recibe flujos de su ambiente, adaptando su comportamiento de acuerdo a esto), cerrados (sólo intercambia energía con su entorno) y aislados (no realiza ningún tipo de intercambio con su entorno).
Ya hemos mencionado que en los sistemas existe intercambio de información, pero ¿Qué es información? La información es un conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado. La información es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo código que quien la envía. Esto no sólo ocurre en un proceso social sino también en el mundo de la informática.
Tomando en cuenta los aspectos mencionados anteriormente, podemos decir que un Sistema de Información es un conjunto organizado de elementos, quepueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.
Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
1.- Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otros.
2.- Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. Las unidades típicas de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos compactos (CD-ROM) y las unidades portátiles de almacenamiento (Pendrive).
3.- Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un administrador genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
4.- Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, pendrive, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
Del latín systema, es un conjunto de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí, al punto que un cambio en un elemento afecta al conjunto de ellos. Así, podemos distinguir dos tipos de sistemas, los conceptuales y los reales. Un sistema conceptual es un conjunto organizado de definiciones, símbolos y otros instrumentos del pensamiento (por ejemplo las matemáticas); mientras que, un sistema real, es una entidad material formada por componentes organizados que interactúan de forma en que las propiedades del conjunto no pueden deducirse por completo de las propiedades de la partes.
Los sistemas reales comprenden intercambios de energía, información o materia con su entorno. Las células y la biosfera son ejemplos de sistemas naturales. Existen tres tipos de sistemas reales: abiertos (recibe flujos de su ambiente, adaptando su comportamiento de acuerdo a esto), cerrados (sólo intercambia energía con su entorno) y aislados (no realiza ningún tipo de intercambio con su entorno).
Ya hemos mencionado que en los sistemas existe intercambio de información, pero ¿Qué es información? La información es un conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado. La información es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo código que quien la envía. Esto no sólo ocurre en un proceso social sino también en el mundo de la informática.
Tomando en cuenta los aspectos mencionados anteriormente, podemos decir que un Sistema de Información es un conjunto organizado de elementos, quepueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.
Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de procesamiento de transacciones (que gestionan la información respecto a las transacciones producidas en una empresa), sistemas de información gerencial (para solucionar problemas empresariales en general), sistemas de soporte a decisiones (analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
1.- Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otros.
2.- Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. Las unidades típicas de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos compactos (CD-ROM) y las unidades portátiles de almacenamiento (Pendrive).
3.- Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un administrador genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
4.- Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, pendrive, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
Para que un sistema de información gerencial tenga éxito las organizaciones deben manejar objetivos claramente definidos y difundidos, por tanto los gerentes de ben establecer indicadores de gestión, que le permitan medir como avanza la empresa hacia las metas establecidas.
ResponderEliminarEn ese orden de ideas, se debe implementar un sistema de información que procese los datos de las actividades que se ejecutan en la organización, para luego convertirla en información útil para la toma de decisiones que contribuya al logro de planificación estratégica de la organización.
Por ejemplo, en las Fabricas de zapato un sistema de información gerencial fundamentado en un indicador que permita verificar el numero de zapatos vendido al mes entre el numero de zapato planificado a vender al mes; le permitirá conocer cuantas piezas de zapato tendrá que fabricar para los próximos meses y con los datos obtenidos se procesara información que será útil, para la toma de decisiones que conlleve a optimizar el gasto de materia prima en la producción de zapato.
Por tanto se puede decir, que un sistema de información que permita obtener datos del día a día, para generar información conducirá a la toma de decisiones en las estrategias gerenciales de una organización.
Atentamente
Ing. Romymar salas